平成１７年２月１１日
教育委員会訓令第６号

（趣旨）
第１条 この訓令は、別に定めるもののほか、東近江市立小学校及び中学校（以下「学校」という。）における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

 

（定義）
第２条 この訓令において「文書」とは、校務上必要なすべての書類及びフロッピーディスク等をいう。

 

（文書取扱いの原則）
第３条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務効率の向上に役立つように処理しなければならない。
２ 文書は、正確に、易しく、分かりやすくすることを基本方針として作成されなければならない。

 

（文書取扱いの責任者）
第４条 学校に文書取扱いの責任者（以下「責任者」という。）及び文書取扱者（以下「取扱者」という。）を置く。
２ 責任者は、校長をもって充て、取扱者は、事務職員をもって充てる。
３ 校長は、文書の総括的な管理を行い、教頭は、これを補佐する。
４ 取扱者は、次に掲げる事務をつかさどる。
（１） 文書の収受、配布及び発送に関すること。
（２） 文書の分類、整理、保存及び廃棄に関すること。
（３） 文書の進行管理に関すること。
（４） 文書事務の指導及び改善に関すること。
（５） その他文書の取扱いについて必要な事項に関すること。

 

（必要な帳簿）
第５条 文書の取扱いに要する帳簿は、次のとおりとする。

（１） ファイル基準表
（２） 郵便切手受払簿（様式第１号）

 

（記号及び番号）
第６条 文書記号は、学校名の略号を用いる。
２ 文書番号（文書の受付番号及び発送番号をいう。）は、通し番号とし、毎年４月１日から始まり、３月３１日に終了する。
３ 受付文書及び発送文書には、学校名の略号及び文書番号を明記しなければならない。ただし、軽易な内容の文書については、この限りでない。

 

（文書の収受）
第７条 学校に到着した文書は、直ちに文書管理システム（東近江市文書取扱規程（平成１７年東近江市訓令第９号）第３条に規定するシステムをいう。以下同じ。）に登録し、文書の余白欄に、受付印及び供覧印（様式第２号）を押し、受付番号を記入するとともに、これを校長、教頭等へ供覧しなければならない。ただし、軽易な内容の文書については、本手続の全部又は一部を省略することができる。
２ 前項の規定にかかわらず、親展文書及び学校長以外のあて名明記の文書は、開封せず、あて名人に配布しなければならない。

 

（文書の配布）
第８条 責任者は、速やかに文書の処理担当者を定め、当該文書を担当者に配布し、処理させなくてはならない。

 

（起案）
第９条 文書の起案は、起案用紙（様式第３号）により行う。ただし、定期的な報告又は軽易な文書については、起案用紙を用いず、文書の余白を利用して行うことができる。

 

（回議及び決裁）
第１０条 起案文書は、関係者に回議の上、校長決裁を受けなければならない。
２ 起案文書の回議を受けた者は、その回議が速やかに完了するように努めなければならない。

 

（発送文書の取扱）
第１１条 決裁を受けた起案文書で発送を要するもの（以下「発送文書」という。）は、起案者が浄書を行い、次により処理しなければならない。
（１） 文書管理システムに処理経過を登録の上、文書記号、文書番号及び発送日を明記し発送すること。ただし、定例的な文書でこれに代わるべき手続を取っているもの及び軽易な文書については、文書管理システムへの登録を省略することができる。
（２） 所定の公印を押すこと。ただし、軽易な文書や校長が必要でないと認めたものについては、これを省略することができる。
（３） 郵送により郵券を使用する場合は、郵便切手受払簿に記入する。
（文書の保管及び保存の原則）
第１２条 文書は、常に系統的に分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるようにするとともに、紛失、盗難等を予防する措置を講じなければならない。
２ 重要な文書は、非常災害時に際して適切な処置が行えるように、あらかじめ必要な措置を講じておかなければならない。

 

（文書の保管）
第１３条 文書は、常に整理し、その所在場所及び処理状況を明らかにして保管しておかなければならない。

 

（文書の保存）
第１４条 保存すべき文書は、別に定めるファイル基準表に基づき整理し、所定の期間、所定の場所に保存しなければならない。
２ 保存期間は、その処理の完結した日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。

 

（文書の閲覧）
第１５条 職務上必要のあるときは、校長の承認を得て、文書を閲覧することができる。
２ 閲覧した保存文書は、取り替え、抜き取り、訂正し、又は転貸してはならない。

 

（文書の持ち出し禁止）
第１６条 文書は、学校外へ持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により校長の承認を受けたときはこの限りでない。

 

（文書の廃棄）
第１７条 保存期間を経過した文書は、責任者と取扱者で協議の上、速やかに廃棄しなければならない。
２ 責任者は、秘密文書を廃棄しようとするときは、切断等適切な方法により処分しなければならない。

 

（フロッピーディスク等の管理の原則）
第１８条 フロッピーディスク（パソコン等の情報処理機器の補助記憶装置として使用するフロッピーディスク又はそれに準ずるものをいう。以下同じ。）や、記憶文書（フロッピーディスク及びパソコン等の情報処理機器に内蔵されたハードディスクに記憶されている文書をいう。以下同じ。）は、目的外に使用されないよう必要な措置を講じ、適正に管理しなければならない。

 

（その他）
第１９条 この訓令に定めるもののほか、学校における文書の取扱いに関し必要な事項は、教育委員会事務局及び市長部局の例による。

 

附 則
この訓令は、平成１７年２月１１日から施行する。
附 則（平成１８年教委訓令第１号）
この訓令は、平成１８年４月１日から施行する。